２次会会場が決まったら次は、リストアップしたゲスト宛に招待状を発送する作業です。
往復はがきや封書でのご案内、または招待状と一緒に同封して郵送します。
最近では、メールで案内することも増えていますね。
往復はがきや封書
丁寧な印象を与える往復はがきや封書をパソコンで作って自宅でプリント。
往復はがきや封書の招待状はあたたかさや丁寧な印象を感じられます。
無料のテンプレートなどを使えば、お家で簡単にプリントして作ることができますね。
封書なら、一緒に会場の地図なども同封できますよ。
招待状に同封する
披露宴と2次会どちらにも招待したいゲストには、披露宴の招待状を送る際一緒に2次会の案内状も同封すれば、
一度に出欠の確認ができ、自分たちやゲストにとっても二度手間にならず便利です。
2次会会場の地図なども同封しておくと親切ですね。
メールで案内
メールでの案内は、馴染みがない年配の方もいらっしゃると思いますので、そこは気遣いを忘れずに。
親しい友人のみの招待、時間がない場合などにはメールや電話で案内するのもありです。
なかなか返信してもらえない場合もあるので、各グループで頼れる人に再度電話やメールで確認してもらうと良いでしょう。
ポイント
- ゲストの出欠が管理できる、ネット上の専用サイトを使うのもありです！
- メールで出欠の返事をもらった場合、混乱してしまわないようにきちんとリストを作って把握しておきましょう。